VitaDairy đạt được công thức thành công để duy trì tăng trưởng bằng cách chuyển đổi kho bạc

VitaDairy là một tập đoàn Việt Nam tham gia sản xuất các sản phẩm sữa và sản phẩm dinh dưỡng tổng hợp tại Việt Nam và Úc.

Được thành lập vào năm 2005 bởi một nhóm các chuyên gia y tế tận tâm, VitaDairy là người tiên phong trong việc tận dụng dinh dưỡng khoa học để cải thiện sức khỏe và chất lượng cuộc sống của hàng triệu người tiêu dùng Việt Nam. Từng là một người chơi mới nổi trong lĩnh vực này, họ đã trải qua một giai đoạn tăng trưởng bùng nổ để trở thành một trong những nhà cung cấp lớn nhất trên toàn quốc về các sản phẩm này.

Hiện tại, họ nằm trong top 3 nhà sản xuất sữa bột lớn nhất¹ và top 2 nhà sản xuất sữa công thức cho trẻ em lớn nhất tại Việt Nam².

VitaDairy đã mở tài khoản với nhiều ngân hàng để hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp trên khắp Việt Nam. Kết quả là, nhiều nền tảng ngân hàng đã tham gia vào các quy trình thanh toán và thu tiền hàng ngày, điều này đã tạo ra những sự không hiệu quả trong hoạt động như sau:

• Quy trình thanh toán và thu tiền không tiêu chuẩn hóa – Mặc dù VitaDairy nhận được sự hỗ trợ linh hoạt theo yêu cầu cao từ các đối tác ngân hàng trong việc thực hiện thanh toán thủ công, nhưng sự không hiệu quả phát sinh từ việc cần sử dụng các quy trình và định dạng báo cáo khác nhau giữa các ngân hàng để đưa ra chỉ thị thanh toán và đối soát giao dịch.
• Mức độ tích hợp hệ thống thấp – Thông tin thanh toán và thu tiền bị phân tán trên nhiều nền tảng ngân hàng, điều này đòi hỏi nỗ lực thủ công đáng kể từ nhân viên trong việc đối soát. Các giao dịch phải được truy vết thủ công trên từng nền tảng và khớp với hóa đơn mở trước khi hàng hóa có thể được giao. Điều này dẫn đến sự chậm trễ và một lượng lớn thời gian hàng ngày dành cho việc thu thập và khớp thông tin thanh toán. Mặc dù VitaDairy đã có hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hiện có, việc tích hợp các ngân hàng khác nhau vào ERP có thể cực kỳ tốn kém và mất thời gian.
• Tỷ lệ nhận diện thấp trên các khoản thu từ người mua – Ngoài ra, không phải lúc nào cũng dễ dàng nhận diện các khoản thanh toán từ nhà cung cấp, do thông tin tham chiếu không đầy đủ hoặc hoàn toàn thiếu. Điều này sẽ đòi hỏi nhân viên phải theo dõi thủ công với khách hàng để xác minh khi nào các khoản thanh toán được thực hiện, làm tăng thêm khối lượng công việc và có thể gây chậm trễ trong việc phát hành hàng hóa.

Để giải quyết những vấn đề này, VitaDairy đã quyết định thực hiện một cuộc chuyển đổi đáng kể tập trung vào việc đạt được mức độ tự động hóa, tiêu chuẩn hóa và tập trung hóa cao hơn trong các quy trình quản trị ngân quỹ chính. Các hoạt động ngân hàng đã được hợp nhất với một nhà cung cấp chính, HSBC tại Việt Nam, đã triển khai các giải pháp sau:

• Tinh giản các nền tảng ngân hàng – Các tài khoản đã được chuyển sang một hồ sơ HSBCnet duy nhất, cung cấp khả năng hiển thị thời gian thực tập trung trên các tài khoản của VitaDairy trên toàn Việt Nam trên một giao diện duy nhất.
• Cải thiện khả năng kết nối giữa các hệ thống – Sau khi hợp lý hóa tài khoản, chỉ cần một kết nối host-to-host duy nhất để tích hợp hồ sơ HSBCnet của VitaDairy với hệ thống ERP của họ. Điều này cho phép luồng thông tin thời gian thực giữa HSBC và ERP của họ, cải thiện khả năng tự động hóa quy trình. Ngoài ra, điều này cũng cho phép VitaDairy thực hiện thanh toán trực tiếp từ ERP của họ thông qua một định dạng tệp thanh toán tiêu chuẩn duy nhất, với các báo cáo được chuyển ngược vào ERP để đối soát tự động vào cuối ngày.
• Tự động hóa việc nhận diện và đối soát các khoản thu với hóa đơn – VitaDairy cũng đã áp dụng một giải pháp thu tiền kết hợp sử dụng tính năng Tài khoản ảo (VA - một dịch vụ quản lý thông tin cho phép nhận diện người chuyển tiền) và Hệ thống quản lý khoản phải thu (RMS) của HSBC để tự động hóa việc đối soát hóa đơn. Thông qua đó, VitaDairy gán một VA duy nhất cho mỗi khách hàng của họ, được liên kết với tài khoản vật lý. Khi khách hàng chuyển tiền vào VA được chỉ định, số VA được tự động đăng vào trường tham chiếu thanh toán, trong khi các khoản thanh toán được ghi có vào tài khoản vật lý liên kết. Thông tin thanh toán sau đó được đưa vào hệ thống RMS, hệ thống này duy trì cơ sở dữ liệu của tất cả các hóa đơn hiện đang mở của VitaDairy. Các khoản thanh toán sau đó được tự động khớp với hóa đơn tương ứng, đạt được 100% tự động hóa trong việc đối soát.

• Tinh giản tài khoản và nền tảng – VitaDairy hiện có khả năng hiển thị thời gian thực trên tất cả các tài khoản trực tiếp thông qua ERP của họ, cho phép đáp ứng nhu cầu tài trợ một cách rõ ràng hơn và nâng cao khả năng hiển thị trên các giao dịch.
• Giải pháp có khả năng mở rộng để hỗ trợ tăng trưởng - một lượng VA không giới hạn có thể được tạo ra và liên kết với tài khoản thu tiền của họ, cho phép duy trì cấu trúc tinh giản khi doanh nghiệp của VitaDairy phát triển.
• Mức độ tiêu chuẩn hóa quy trình cao hơn – VitaDairy hiện sử dụng kết nối H2H để thực hiện thanh toán theo cách tiêu chuẩn hóa trực tiếp từ ERP của họ, loại bỏ nhu cầu phải đối mặt với các quy trình và báo cáo khác nhau.
• Báo cáo tiêu chuẩn, tùy chỉnh - Các báo cáo cũng đã được tiêu chuẩn hóa và tùy chỉnh để phù hợp với các yêu cầu cụ thể của VitaDairy, tự động hóa việc đối soát trong khi đảm bảo có thể đáp ứng các nghĩa vụ báo cáo tài chính.
• Giải phóng năng lực cho nhân viên – tự động hóa các quy trình thanh toán và thu tiền hàng ngày cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ khác, mang tính chiến lược hoặc cấp bách hơn.